Empresas fechando, funcionários sem emprego e empreendedores com dívidas. Esse é o cenário marcado pela crise política e econômica que vêm assolando o Brasil nos últimos tempos. As PMEs – pequenas e médias empresas –, estão inseridas em um ambiente de incertezas, no qual há o desejo de sucesso e a dúvida sobre os riscos envolvidos. De acordo com reportagem do Estadão, “cerca de 1,8 milhão empresas fecharam as portas no País durante o ano passado. Marca é a maior dos últimos cinco anos e reflete o tamanho da recessão no País, segundo levantamento da consultoria Neoway. Esse número engloba companhias de todos os tamanhos e setores da economia, inclusive dados de microempreendedores individuais”.
Como se não bastasse a crise macroeconômica, as pequenas e médias empresas acabam sendo afetadas também pelo mau desempenho das grandes empresas, das quais são fornecedoras. Neste cenário as contas à pagar da PME pesam ainda mais quando as receitas parecem só diminuir. Resultado: o fluxo de caixa fica comprometido.
Porém, mesmo com esse cenário crítico, existe uma fórmula para manter o caixa positivo e ela não é mágica: gestão financeira. Ter esse conjunto de ações e processos que está relacionado com o planejamento, execução, análise e controle das atividades financeiras organizado na sua PME é fundamental em tempos de crise. A elaboração de um bom e atualizado fluxo de caixa, redução de custos e reavaliação dos processos administrativos são etapas desse processo que pode auxiliar nesse momento de tantas questões. O resultado disso é a obtenção de um melhor resultado para o seu negócio.
Para uma gestão financeira eficaz há algumas questões a serem respondidas: como surgiu a sua dificuldade financeira? Como contorná-la e ainda gerar melhores resultados? Como manter o fluxo do seu caixa sempre positivo? O caminho para esse sucesso requer disciplina, persistência e muita ação. Mas, com as ações certas, tudo é possível. Abaixo, você encontrará seis dicas práticas de como organizar os processos financeiros de sua empresa. Assim, o seu negócio poderá manter-se firme e superar a crise financeira atual.
1 – Elabore e acompanhe o fluxo de caixa da sua PME
A melhor maneira de você controlar as finanças da sua empresa é utilizando um fluxo de caixa, que pode ser facilitado com a utilização de um software. Nele devem ser relacionadas entradas, saídas e saldos do seu caixa e contas bancárias. É importante que ele seja atualizado diariamente para que você possa analisar eventuais excedentes ou escassez financeira, podendo se preparar e programar melhor para o futuro. Ter controle dessa ferramenta permite um investimento melhor dos seus recursos e lhe mostra eventuais gastos excessivos.
2 – Reduza as despesas, diminua os custos e melhore o ciclo financeiro
Com o fluxo de caixa atualizado, você poderá acompanhar se suas receitas são maiores do que as despesas. Caso sejam, comece a fazer um controle rigoroso para que não ocorram gastos além do necessário. Evite empréstimos bancários de curto prazo, que podem parecer atrativos, mas carregam altas taxas de juros. Outra opção pode ser a troca do espaço físico onde a empresa está localizada para um lugar menor ou com uma estrutura de recepção, limpeza e segurança já embutidas no aluguel. Pesquise outros fornecedores e negocie: afinal, todos estão em tempos de crise.
Nestes tempos de incerteza, outra dica que pode melhorar o ciclo financeiro da empresa é negociar com fornecedores solicitando a postergação de pagamento de determinadas faturas; e com clientes oferecendo descontos na antecipação de seus pagamentos. O custo dessas negociações sempre é menor que o de um empréstimo de curto prazo. Não são soluções definitivas, mas ajudam a ganhar um fôlego até a implantação de outras medidas.
3 – Evite gastos excessivos com folhas de pagamento: reavalie a sua equipe
Este não é um momento fácil para sua empresa, muito menos para quem a gerencia. Às vezes a visão do seu fluxo de caixa pode ser desanimadora. É preciso ter ao seu lado apenas pessoas que estejam realmente engajadas e comprometidas com o sucesso do seu negócio. Aproveite essa fase crítica para reavaliar sua equipe, salários e quantidade de funcionários, principalmente porque você deve ter uma reserva para pagamentos de férias, 13º salário, demissões, entre outros. Verifique os relatórios administrativos e o fluxo de caixa periodicamente, pois assim será possível identificar as prioridades financeiras e tomar medidas necessárias antes que seja tarde demais.
4 – Reveja os processos administrativos
Revise os processos produtivos e administrativos da sua PME: otimize ações para que você tenha mais tempo para pensar em novos investimentos e soluções. Você pode lucrar mais se conseguir entregar um produto ou serviço de qualidade em um tempo menor. Controle seus custos operacionais e defina estratégias de vendas: sua meta mínima deve, ao menos, ser o necessário para a sobrevivência do seu negócio.
5 – Elabore um planejamento estratégico
Planeje sua empresa para um período mínimo de um ano, considerando sua necessidade de capital. Faça uma avaliação da continuidade do seu empreendimento a curto e médio prazo, adequando-se à realidade do mercado. Para isso, é preciso que haja uma clara definição das missões e objetivos estratégicos do seu empreendimento. Com o seu fluxo de caixa sempre atualizado, você obterá um panorama mais claro da situação financeira do seu negócio e saberá como se organizar melhor. O planejamento deve ser feito periodicamente, refletindo sobre a direção estratégica a ser tomada, planos operacionais, objetivos, responsabilidades e prazos. Elabore também um planejamento tributário, buscando alternativas para redução do percentual de impostos sobre o faturamento. Para isso, fale com o seu contador sobre alternativas para redução dos custos tributários de direito.
| Dica extra: você pode ter um Aplicativo para fluxo de caixa para controlar tudo na palma da mão. |
6 – Procure novos mercados e aumente suas vendas
Essa é a hora de reavaliar os produtos ou serviços oferecidos pela sua PME. A relação entre qualidade e preço está dentro do seu planejamento estratégico? Em tempos de crise os clientes são mais criteriosos e pensam diversas vezes antes de comprar. Aproveite esse momento para descobrir novos mercados nos quais seus serviços poderiam se adequar. Esse é um ótimo momento para mudar as perspectivas e lutar por mais um espaço no mercado. Avalie que diferenciais a sua empresa tem a oferecer aos clientes. Sempre é importante verificar as oportunidades para superar a concorrência. E, de maneira alguma delimite o maior percentual de receita da sua empresa a apenas um consumidor. Afinal, a crise pode atingi-lo também e seu objetivo é manter sempre o seu fluxo de caixa positivo.
A fórmula não é mágica, mas sempre há uma solução, uma alternativa de caminho a seguir. Mantendo o seu fluxo de caixa atualizado periodicamente, revendo seus processos administrativos, controlando as despesas e elaborando um bom planejamento estratégico é possível manter seu caixa positivo. Torne esse um momento de novas descobertas, novos desafios e de renovação no ambiente profissional. Mar calmo nunca fez bom marinheiro, então aproveite essa oportunidade e aprenda a velejar como nunca.
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